Covid-19 : bénéficiaires du FEDER ou du FSE, comment s'adapter à la situation ?

Comment la Région peut-elle m'aider financièrement pour faire face à la crise ?

Afin d’éviter les difficultés financières que pourraient connaître les entreprises et les associations, la Région va systématiser les avances pour les structures privées bénéficiaires de fonds européens, sur simple demande, accompagnée d’une attestation de démarrage de votre projet. L’avance est portée à 30% de la subvention pour les associations, et 20% pour les autres porteurs privés. Si l’avance n’a pas été prévue dans la convention, la Région procédera à un avenant technique pour régulariser.
Le versement d’une avance s’applique aux opérations en cours de réalisation et gérées par les services de la Région Île-de-France. Si votre opération est achevée ou en voie de l’être, nous vous invitons à déposer une demande de solde. 
Si votre structure connaît des problèmes de trésorerie, veuillez contacter le service gestionnaire.

Mon projet prend du retard du fait de la crise sanitaire. Dois-je prévoir un avenant pour formaliser le décalage de calendrier de mon opération ?

Un décalage des dates de fin de convention, de 3 mois et demi, va être acté dans les prochaines semaines. Pour les opérations dont la réalisation se termine entre le 12 mars et le 24 juin 2020, ce report sera automatique et ne nécessitera pas d’avenant. Pour les opérations dont la réalisation se termine entre le 25 juin et le 31 déc 2020, il sera aussi automatique mais il nécessitera la production d’un avenant. Il entraînera un report automatique des dates d’éligibilité des dépenses en conséquence.
Les porteurs concernés seront informés par l’autorité de gestion de ces prorogations.

Le paiement de mon projet est-il assuré ?

L’ensemble de la chaîne de traitement des demandes de paiements est assuré. En tant que bénéficiaires, vous êtes invités à faire remonter au service instructeur vos demandes de paiement dès la fin de votre projet.

Le calendrier de fin de programmation est-il modifié ?

Oui. Pour les projets portés dans le cadre des investissements territoriaux intégrés, les derniers comités de sélection et de suivi auront lieu au plus tard le 30 septembre 2020. La date limite de dépôt de ces projets sur e-Synergie pour leur instruction est quant à elle fixée au 15 octobre 2020.

Quand auront lieu les prochains comités régionaux de programmation ?

Le prochain comité régional de programmation a lieu du 27 avril au 7 mai 2020. Les suivants sont prévus pour les mois de juin et juillet 2020. Les comités sont  transformés en consultations écrites jusqu'à nouvel ordre en raison des conditions sanitaires.

Quelles sont les délais à respecter si mon dossier est en cours de contrôle de service fait (CSF) ?

Les demandes de report des délais pour fournir les pièces justificatives attendues dans le cadre des CSF doivent être adressées au prestataire et au gestionnaire concerné.

Les délais de phase contradictoire prévus pour la validation du CSF définitif sont suspendus en l’absence d’une réponse expresse du bénéficiaire.

Les rendez-vous d’accompagnement peuvent-ils être transformés en accompagnement à distance (téléphone, visioconférence) ?

Les rendez-vous d'accompagnement peuvent être transformés sans avenant à la convention en rendez-vous à distance.

Les rendez-vous organisés selon ces nouvelles modalités doivent néanmoins conserver leur objectif initial d’accompagnement et ne pas modifier substantiellement le projet.

Quelles alternatives aux pièces justificatives habituelles dois-je fournir pour les actions d’accompagnement ?

Afin de justifier de la réalisation des opérations, les bénéficiaires peuvent exceptionnellement fournir des mails de confirmation des formations, ainsi que les supports d’accompagnement :

• Emails :  le bénéficiaire devra fournir a minima un mail d’information aux participants de la modification du format d’accompagnement. Le mail devra préciser la date, l’heure, la durée du rendez-vous et son contenu. Le participant confirme sa participation par retour de mail. L’échange devient une pièce justificative à fournir avec la demande de paiement.
  Pour les organismes de formation, un modèle de certificat de réalisation établi par le Ministère du Travail est disponible ici.

• Autres éléments : des comptes rendus, précisions dans les livrets d’accompagnement, copies d’écran…permettant d’identifier le participant et de justifier la bonne réalisation de l’action d’accompagnement.

Des feuilles d’émargement électroniques peuvent être retenues à la place des mails retours des participants.

Comment traiter la baisse du nombre prévisionnel de participants accompagnés dans le cadre de mon action, par rapport à ce qui est prévu dans la convention ?

Dans le cadre de la prolongation des actions, l’autorité de gestion demandera in fine aux bénéficiaires de tout tenter pour atteindre le cadre de performance.

En cette période de confinement, je ne parviens pas à récupérer les pièces relatives à l'éligibilité des participants à mon action.  Comment faire pour justifier leur éligibilité auprès du service qui instruit mon dossier ? 

L'éligibilité des participants pourra être attestée via la transmission au service gestionnaire d'une déclaration sur l'honneur de la part de la structure bénéficiaire. Les pièces justificatives devront être transmises à la fin de la période de confinement.

Quelles sont les nouvelles règles et allègements prévus par les réglements ? 

Les deux textes réglementaires sont désormais publiés et applicables. Il s'agit des réglements 2020/460 et 2020/558 du Parlement européen et du Conseil.

Quelles sont les règles et allègements en matière d'aides d'Etat et de commande publique ? 

Une réponse précise est en cours de rédaction et sera intégrée à la FAQ très rapidement.

Votre question ne figure pas dans cette liste ?

N'hésitez pas à écrire à contact-feder-fse@iledefrance.fr . Cette foire aux questions a été mise à jour le 27 avril 2020 et évolue selon vos besoins et selon les règles de gestion exceptionnelles qui sont en cours de mise en œuvre.