Je collecte les données sur mon projet
Pourquoi collecter les données sur mon projet ?
Le recueil de l’ensemble des données concernant les réalisations de vos projets financés par les fonds européens est une obligation réglementaire.
La récolte de données de qualité est essentielle pour rendre compte de la mise en œuvre des fonds européens à la Commission européenne et au partenariat impliqué dans le suivi des programmes, mais aussi aux élus et aux citoyens.
Les réalisations et les résultats collectés au fil de l’eau permettent ainsi de mesurer les progrès accomplis ainsi que la performance de chaque programme. C'est ainsi qu'il est possible de rendre du compte du nombre de logements rénovés, de demandeurs d'emploi accompagnés ou encore du nombre d'agriculteurs en transition vers l'agriculture biologique.
Toutes les informations collectées sont obligatoirement transmises de manière agrégée à la Commission européenne une fois par an.
Comment collecter ces données ?
Lorsque vous prévoyez de demander un financement européen (FEDER, FSE, FEADER), vous vous engagez à collecter et à transmettre des informations sur les réalisations et les résultats de votre opération, ainsi que sur les bénéficiaires finaux de votre projet.
Pour cela, au moment du dépôt de la demande de subvention, vous devez renseigner des indicateurs prévisionnels correspondant aux exigences du programme sur lequel vous candidatez. Il vous faut ensuite collecter l’ensemble des données relatives à votre projet :
- Dans le cadre d’une subvention FEDER ou FSE+ gérée par la Région, la collecte des données s’effectue par un outil de collecte dématérialisé. Chaque appel à projets précise les modalités de collecte des données.
- Dans le cadre d’une demande de financement FSE+ gérée par la DRIEETS, la collecte des données s’effectue via la plateforme « Ma démarche FSE+ ».
Les données collectées doivent être transmises au service gestionnaire dans la perspective de la demande de paiement du projet.
Les bonnes pratiques
- Prendre connaissance des définitions des indicateurs relatifs au programme sur lequel vous positionnez votre demande de subvention,
- Informer/ sensibiliser les participants sur les informations qui leur sont demandées, et de leurs droits d’accès et de rectification dans le cadre du RGPD,
- Ne pas attendre la demande de paiement pour collecter les informations, pour cela :
- Collecter les informations requises à l’entrée au plus tard 4 semaines après l’entrée du participant dans l’action
- Collecter les données requises à la sortie au plus tard 4 semaines après la sortie du participant de l’action
- Informer régulièrement le service gestionnaire de l’avancée du projet,
- Veiller à la cohérence des données renseignées dans les outils de collecte et des indicateurs que vous renseignez au moment de votre demande de paiement,
- Réaliser une enquête auprès d'un échantillon de participants pour connaître leur situation 6 mois après la sortie des opérations. Les participants et/ou leur tuteur légal doivent être informés de cette démarche règlementairement obligatoire.
Quelles sont mes obligations en matière de protection des données ?
Dans le cadre d'une demande de financement européen, tout porteur de projet s'engage à collecter et à transmettre des informations à l’autorité de gestion sur la réalisation et les résultats de l’opération financée. Les données portant sur les participants de l’opération peuvent revêtir un caractère sensible. Le Règlement général pour la protection des données (RGPD) encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne. Il vise à assurer aux citoyens européens le respect des libertés et droits fondamentaux en matière de protection des données personnelles.
En tant que collecteur de données, vous devenez responsable de traitement. A ce titre, vous avez l’obligation d’informer en toute transparence les participants de ce traitement, de sa finalité et de sa transmission à la Commission européenne ou le cas échéant à un institut de sondage chargé de l’évaluation ainsi que de la durée de conservation de ces données.
Si vous souhaitez recueillir des données supplémentaires qui ne relèvent pas des indicateurs demandés par la Commission européenne mais utiles pour votre structure, veillez à vous appuyer sur une base légale et à vous assurer là aussi du consentement des participants.
Les outils à disposition
Dans le cas d'un financement européen FEDER-FSE géré par la Région
Téléchargez le guide méthodologique de mise en œuvre du Programme régional FEDER-FSE+ 2021-2027
Dans le cas d'un financement européen FSE+ géré par la DRIEETS
Téléchargez le guide afin d'assurer le suivi des participants et les questionnaires à leur adresser
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