Archiver les pièces et préparer les contrôles (2014-2020)

Anticiper les contrôles et les audits

Les contrôles, ça s’anticipe et ça se prépare ! Si des contrôles peuvent intervenir pendant la réalisation de votre projet, ils peuvent également intervenir a posteriori. Il peut être demandé à tout bénéficiaire de soumettre et de présenter, lors de tout contrôle technique, administratif ou financier, toutes les pièces nécessaires pour confirmer la régularité et l’éligibilité des dépenses réalisées et payées et ce, jusqu’à la fin de la période d’archivage.

Après paiement du projet, il peut encore être l’objet de contrôles : au plan national par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC, autorité relevant du Premier ministre) et à l’échelle européenne par la Commission européenne, la Cour des comptes ou l'OLAF (Office de Lutte Anti-fraude).

Pour éviter les mauvaises surprises et ne pas partir à la recherche ardue de pièces justificatives complémentaires, il est important d’anticiper les contrôles. Aussi, dès l’approbation de la demande de subvention, il convient de réunir toutes les pièces afin de constituer un dossier unique pour l'opération constitué des pièces comptables, administratives et techniques relatives aux dépenses engagées (justificatifs de dépenses, marchés publics, listes d’émargement, compte-rendu de réunions…).

La visite sur place

La visite sur place peut intervenir à tout moment de la vie du projet à partir de la signature de la convention. Vous serez prévenu en amont. Cette visite permet d’assurer le suivi de la convention et de s'assurer de la réalisation effective du projet et du respect des obligations de communication. Cette visite est aussi l’occasion pour vous de discuter avec les agents de l’autorité de gestion de la mise en œuvre de votre projet et des éventuelles difficultés rencontrées. En cas d'écart constaté avec les termes de la convention, la visite sur place peut donner lieu à une modification ou à une résiliation de la convention.

L’audit d’opération

Faits au nom de la Commission européenne par la Commission interministérielle de coordination des contrôles, ces audits se font principalement sur pièces et peuvent intervenir après toute demande de paiement. Ces audits impliquent autant le bénéficiaire que le service instructeur, et visent à vérifier que le projet a été réalisé en respectant l’ensemble des règles liées aux financements européens. Au-delà de la conformité du projet, l’audit d’opération s’intéresse à l’ensemble du processus de gestion.

L'archivage de mon projet 

Les dossiers financés par le FEDER, le FSE ou le FEADER peuvent être contrôlés plusieurs années après la clôture du programme. La convention prévoit les règles minimales de conservation des pièces par les bénéficiaires. Attention à bien les conserver classées : ces informations doivent être tenues à disposition d’éventuels contrôleurs, conformément aux dispositions de la convention.

Prévenir les risques de fraude

L’Union européenne s’est dotée de règles permettant de vérifier le bon usage des fonds figurant dans son budget et dont le Parlement européen est garant. La réglementation européenne prévoit qu’en cas de gestion partagée avec les États, des obligations de vérification et des sanctions soient mises en œuvre par tous les intervenants pour garantir les intérêts financiers de l’Union européenne. Des bénéficiaires aux contrôleurs nationaux et européens des programmes opérationnels, tous sont concernés par la lutte contre la fraude et les conflits d’intérêts.

Le conflit d’intérêts

Tout porteur de projet ou bénéficiaire s’engage à faire connaitre à l'autorité de gestion, sans délai, toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts ou susceptible de conduire à un conflit d’intérêts.

Les élus, agents et toute personne susceptible d’influencer le choix de l’attributaire d’un marché public sont potentiellement concernés par cette situation. Il s’agit d’une situation d’apparence ; il n’est pas nécessaire qu’il y ait eu effectivement influence mais seulement une situation pouvant être interprétée comme susceptible d’avoir pu influencer l’issue de la procédure de marché. Pour donner suite aux recommandations de l’Union européenne, il est fortement recommandé de fournir une attestation d'absence de conflit d'intérêts pour l'ensemble des membres de la commission d'appel d'offres.

Voici quelques bonnes pratiques en plus à adopter :

• Faire signer une déclaration d’absence de conflit d’intérêts pour chaque nouveau marché à chaque personne intervenant dans le choix du prestataire et non par le seul représentant du pouvoir adjudicateur.
• Prévoir des mesures à adopter quand un conflit d’intérêts est identifié et accompagner les personnes concernées (possibilité de déport pour l'analyse des offres).  
• Mettre en place des mesures de sensibilisation des membres, des élus et de toute personne exerçant une influence sur le choix des prestataires (formations, chartes déontologiques, codes de conduite...).

La fraude

La fraude est un acte délibéré de tromperie destiné à un gain personnel ou à causer une perte à une autre partie. En cas de fraude avérée, le bénéficiaire s’expose à des pénalités et sanctions, pouvant aller jusqu’à de fortes amendes voire des peines d’emprisonnement.

Toute personne peut informer l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de soupçons de fraude ou de corruption touchant les intérêts financiers de l’Union européenne, pour fins d’enquête et poursuite. Tous les documents disponibles pour étayer ces informations doivent également être fournis.

L’OLAF peut être contacté dans toutes les langues officielles selon les modalités suivantes :

• par lettre à l’adresse suivante : Commission  européenne Office européen de lutte antifraude (OLAF) 1049 Bruxelles Belgique
• en ligne via le formulaire https://fns.olaf.europa.eu