Collecter les données sur mon projet (2014-2020)

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Institutions européennes, autorités de gestion et bénéficiaires sont mobilisés pour assurer une utilisation efficace, efficiente et performante des fonds européens, et ainsi rendre compte et valoriser l’action européenne au sein des territoires. C’est dans ce cadre que les obligations de suivi des projets soutenus et des participants ont été renforcées.

Pourquoi collecter les données sur mon projet ?

Le recueil de l’ensemble des données concernant les réalisations de vos projets financés par les fonds européens est une obligation réglementaire.

La production de données quantitatives et qualitatives est également essentielle pour rendre compte de la mise en œuvre des fonds européens. Les réalisations et les résultats collectés au fil de l’eau permettent ainsi de mesurer la performance de chaque programme.

Toutes les informations collectées sont obligatoirement transmises de manière agrégée à la Commission européenne une fois par an.

Comment collecter les données sur mon projet ?

Lorsque vous prévoyez de demander un financement européen (FEDER, FSE, FEADER), vous vous engagez à collecter et à transmettre des informations sur les réalisations et les résultats de votre opération, ainsi que sur les bénéficiaires finaux de votre projet.

Pour cela, au moment du dépôt de la demande de subvention, vous devez renseigner des indicateurs prévisionnels correspondant aux exigences du programme sur lequel vous candidatez. Il vous faut ensuite collecter l’ensemble des données relatives à votre projet :

  • Dans le cadre d’une demande de financement FSE gérée par la Région, la collecte des données s’effectue au fil de l’eau via la plateforme Viziaprog SDP https://portail.viziaprog.fr/login, dès le début du projet même si celui-ci n’est pas encore conventionné (les données seront supprimées intégralement si le projet n’est pas conventionné in fine),
  • Dans le cadre d’une demande de financement FSE gérée par la DRIEETS (ex DIRECCTE), la collecte des données s’effectue via la plateforme « Ma démarche FSE »,
  • Dans le cadre d’une demande de financement FEDER, la collecte des données s’effectue via les tableaux à télécharger ci-dessous.

Les données collectées doivent être transmises au service gestionnaire dans la perspective de la demande de paiement du projet.

Les bonnes pratiques

  • Prendre connaissance des définitions des indicateurs relatifs au programme sur lequel vous positionnez votre demande de subvention,

  • Prendre connaissance dès le dépôt de votre dossier du kit de collecte des données FEDER/FSE (Programme régional),

  • Informer/ sensibiliser les participants sur les informations qui leur sont demandées, et de leur droits d’accès et de rectification dans le cadre du RGPD,

  • Ne pas attendre la demande de paiement pour collecter les informations, pour cela :

    - Collecter les informations requises à l’entrée au plus tard 4 semaines après l’entrée du participant dans l’action

    - Collecter les données requises à la sortie au plus tard 4 semaines après la sortie du participant de l’action

  • Informer régulièrement le service gestionnaire de l’avancée du projet,

  • Veiller à la cohérence des données renseignées dans les outils de collecte et des indicateurs que vous renseignez au moment de votre demande de paiement,

  • Une enquête doit être réalisée auprès d'un échantillon de participants pour connaître leur situation 6 mois après la sortie des opérations. Les participants et/ou leur tuteur légal doivent être informés de cette démarche règlementairement obligatoire.

Quelles sont mes obligations en matière de protection des données ?

Dans le cadre d'une demande de financement européen, tout porteur de projet s'engage à collecter et à transmettre des informations à l’autorité de gestion sur la réalisation et les résultats de l’opération financée. Les données portant sur les participants de l’opération peuvent revêtir un caractère sensible. Le Règlement général pour la protection des données (RGPD) encadre le traitement des données de manière égalitaire sur tout le territoire de l’Union européenne. Il vise à assurer aux citoyens européens le respect des libertés et droits fondamentaux en matière de protection des données personnelles.

En tant que collecteur de données, vous devenez responsable de traitement. A ce titre, vous avez l’obligation d’informer en toute transparence les participants de ce traitement, de sa finalité et de sa transmission à la Commission européenne ou le cas échéant à un institut de sondage chargé de l’évaluation ainsi que de la durée de conservation de ces données.

Si vous souhaitez recueillir des données supplémentaires qui ne relèvent pas des indicateurs demandés par la Commission européenne mais utiles pour votre structure, veillez à vous appuyer sur une base légale et à vous assurer là aussi du consentement des participants.

Quels sont les outils à votre disposition ?

Dans le cas d'un financement européen FEDER-FSE géré par la Région

Téléchargez le kit de collecte des données, les tableaux de collecte des données FEDER et les questionnaires pour les participants d'actions FSE

Kit de collecte des données Région IDF
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Télécharger

Dans le cas d'un financement européen FSE ou IEJ géré par la DRIEETS (ex DIRECCTE)

Téléchargez le guide afin d'assurer le suivi des participants, et les questionnaires à leur adresser

Ma Démarche FSE - Suivi des participants
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