Foire aux questions : suivi des opérations

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Les obligations du porteur de projet

Quelles sont les obligations d’un porteur de projet en termes de suivi des réalisations et résultats de ses opérations et de leurs participants et entités bénéficiaires lorsqu’il perçoit un financement européen ?

Lorsqu’un porteur de projet postule à un appel à projets lancé dans le cadre de financements européens, il s’engage à collecter et à transmettre des informations concernant les réalisations et résultats de ses opérations et également sur les participants et entités bénéficiaires de ses actions, sur leur situation à l’entrée et à la suite de l’opération. Ces informations serviront au suivi, au renseignement des indicateurs et aux évaluations du POR Île-de-France et du Bassin de la Seine. Le suivi et l’évaluation du programme sont des obligations règlementaires qui nécessitent le renseignement des indicateurs définis dans le POR mais également la collecte de données concernant les participants et entités bénéficiaires des actions. Trois types d’informations relatives à la situation des participants : à l’entrée de l’opération, à la sortie de l’opération, 6 mois après la sortie de l’opération seront demandés.

Quels types d’informations doivent être collectés par le porteur de projet concernant les participants à ses actions (FSE) ?

Les données à collecter par le porteur de projet couvrent des informations personnelles sur les participants (genre, âge, statut sur le marché du travail, niveau de diplôme…) incluant également certaines variables considérées comme des données particulières et sensibles (personne en situation de handicap, migrant ou personne d’origine étrangère, personne défavorisée…).

Quel est le degré d’obligation du renseignement des données sur les participants ? Les données relevant d’informations « sensibles » (personne en situation de handicap, migrant ou personne d’origine étrangère, personne défavorisée…) sont-elles obligatoires à renseigner (FSE) ?

Le renseignement des données non sensibles sur les participants est une obligation réglementaire et doit être complet. La réponse « ne se prononce pas / ne sait pas » est possible pour uniquement 2 questions « le participant a-t-il un de ses deux parents nés à l’étranger » et « Le participant est-il sans domicile fixe ou confronté à l'exclusion de son logement?». Pour ces deux questions, ce choix de réponse ne sera pas considéré comme une absence de réponse.

Les informations demandées pour le suivi sont les mêmes pour des actions très différentes (accompagnement à la création d’entreprise, accompagnement de publics potentiellement discriminés, formations de professionnelles, lutte contre le décrochage…). Doit-on recueillir ces informations si les questionnaires ne semblent pas pertinents (FSE)?

Les questionnaires ont le même format et reprennent les mêmes informations pour l’ensemble des actions mises en œuvre dans le POR. Les questions ont été définies pour recueillir l’ensemble des informations sur les participants représentant une obligation réglementaire dans le cadre de la mise en œuvre des fonds européens. Même si elles ne semblent pas adaptées, les informations demandées devront être collectées.

La Commission Européenne accorde une grande importance à la qualité des données collectées. Qu’entend-on par qualité ? Que se passera-t-il si mes données de suivi ne sont pas considérées comme de qualité ?

La définition du terme « qualité » attribuée par le bureau statistique de la Commission Européenne Eurostat recouvre 6 critères : la pertinence, la précision, la rapidité et la ponctualité, l'accessibilité et la clarté, la comparabilité et la cohérence. Les trois principaux éléments pour le suivi du FSE sont la précision, la cohérence et le caractère comparable. Le renseignement de données complètes (le participant pouvant indiquer qu’il n’a pas souhaité répondre aux questions lorsque cette option de réponse lui est proposée) est également gage de qualité.
Si les données obligatoires transmises sont partielles, et que le porteur de projet n’a pas de raison valable à apporter à la Région, il s’expose à des corrections financières.

Les définitions

Qu’entend-t-on par opération ?

Une opération correspond à un projet ou un groupe de projets, un marché (acte d’engagement), un contrat, une action sélectionnée couvert par une convention avec les autorités de gestion des programmes opérationnels concernés, ou sous leur responsabilité, qui contribue aux objectifs de la priorité (axes).


Qu’entend-t-on par entité ?

Le terme entité ne concerne pas une personne, mais une organisation. Un groupe de personnes organisé dans le but de poursuivre certains objectifs. Les entités peuvent être mises en œuvre (partiellement ou intégralement) ou être supportées par des projets. Dans ce dernier cas, de la même manière que pour les participants, les entités ne sont comptabilisées que lorsqu’elles bénéficient directement du soutien du FSE (sur ce point Cf question « Les personnes/entités bénéficiant indirectement d’une opération peuvent-ils être comptabilisées comme participant ? »). Les entités peuvent être les entreprises, les prestataires de services publics, les universités et les instituts de recherche, les organisations non gouvernementales, les organisations de partenaires sociaux, etc.


Qu’entend-on par participant ?

Un participant est une personne qui bénéficie directement d’une intervention du FSE, pouvant être identifiée ; à laquelle il est possible de demander de fournir des informations sur ses caractéristiques et pour laquelle des dépenses spécifiques sont réservées.


Qu’appelle-t-on informations « à l’entrée » et « à la sortie »?

Les données à l’entrée des participants dans l’action concernent leur situation à l’entrée immédiate et doivent être enregistrées dans les quatre semaines suivant le début de l’opération. Les données à la sortie des participants concernent leur situation à la sortie immédiate et devront être collectées dans les quatre semaines suivant la sortie de l’opération. Les dates d’entrée et de sortie du participant de l’opération sont bornées par les dates prévues dans la convention ou dans le marché avec l’AG.


Les personnes participant à des journées porte-ouverte, des salons, des réunions d’information… doivent-ils être comptabilisées en tant que participant ? (FSE)

Non. Les personnes participant à des journées portes ouvertes, bénéficiant de e-services impersonnels ou participant à de très courtes interventions d’information ne doivent pas être comptabilisées comme participant dans la mesure où il ne sera pas possible de collecter les données les concernant à l’entrée et à la sortie de l’opération.

Les outils de collecte des données

Avec quels outils la collecte des données s’organise-t-elle ? A quel moment devront-ils être transmis à la Région ?

Des outils sont mis à la disposition du porteur de projet pour la collecte des données de suivi.
Pour le FEDER :

  • Questionnaires disponibles (si pertinents) par appel à projets, qui aideront les porteurs à collecter les informations nécessaires au suivi, et qui resteront en possession du porteur de projet (les questionnaires ne seront pas transmis à l’autorité de gestion);
  • Tableau de suivi des opérations (tableaux de données compilées, disponibles par appel à projets, et qui reprennent les données du questionnaire. Les informations comprises dans ce tableau devront être renseignées de façon complète et fiable.

Pour le FSE :

  • Outils transitoires :
    • Questionnaires individuels disponibles par appel à projets, qui aideront les porteurs à collecter les informations nécessaires au suivi, et qui resteront en possession du porteur de projet (les questionnaires ne seront pas transmis à la Région).
    • Dans le cas d’un marché, les questionnaires sont annexés au document de consultation des entreprises ou sont transmis à l’attributaire par la Région.
  • Outil de collecte des données : Viziaprog SDP permettant aux porteur de projet de collecter les données sur la situation des participants à l’entrée et à la sortie de l’opération via des questionnaires à compléter en ligne. L’ensemble des participants de l’opérations doivent être enregistrés sur la plateforme.

La transmission de ces données de suivi conditionne le paiement du financement européen.


L’utilisation des questionnaires participants est-elle une obligation?  (FSE)

L’utilisation du questionnaire n’est pas une obligation. C’est un outil mis à la disposition des porteurs de projet pour collecter les informations obligatoires au suivi des participants. Toutefois il est conseillé de l’utiliser pour son caractère pratique en cas de contrôle. Si le questionnaire n’est pas utilisé, il faut qu’un document se substitue à lui pour que les contrôleurs puissent vérifier les données et les pièces justificatives concernées (ces pièces constituant la piste d’audit). Il informe également le participant sur ses droits en matière de loi « informatique et liberté ». Pour des raisons de confidentialité et de protection des données personnelles, ces questionnaires devront être détruis lorsque le dernier contrôle de service fait aura été effectué.

La conservation des pièces

Combien de temps doit-on conserver les documents de suivi comprenant les informations sur le participant FSE, mis à disposition par la Région ?

Pour des raisons de confidentialité et de protection des données personnelles, les documents de suivi, mis à la disposition du porteur de projet par la Région (questionnaires et tableaux de données compilées), doivent être conservés avec des niveaux de sécurité appropriés (sous clés ou fichier protégé). Les questionnaires devront être détruis lorsque que le dernier contrôle de service fait aura été effectué. Le tableau de données compilées devra être conservé sous format Excel ainsi que sous un format pdf daté. Il représente une pièce qui pourra être exigée en cas de contrôle.

La collecte des données sensibles

Comment s’assure-t-on de l’accord du participant sur la collecte de ses données personnelles ?

Les informations personnelles doivent être collectées par les porteurs de projet auprès des participants (via les questionnaires, le tableau de données compilées ou l’outil dématérialisé de suivi). Cette démarche doit être précédée par la lecture du paragraphe CNIL présent dans les questionnaires. Le participant doit être informé :

  • de sa participation à une opération cofinancée par un financement européen,
  • de la collecte de ses données personnelles et leur but,
  • de ses droits en matière informatique et liberté.

C’est donc le porteur de projet qui a la responsabilité de s’assurer de l’accord du participant concernant la collecte de ses données personnelles. La complétude du questionnaire vaut accord sous-jacent.


Dans le cas de participants n’ayant pas de coordonnées (adresse, numéro de téléphone…) ou ne souhaitant pas les renseigner, comment procéder ?

En application du règlement général sur la protection des données, il n'est plus possible de renseigner l'adresse mail de la structure porteuse du projet à la place de celle du participant. En effet, cela entraîne un risque de violation des données à caractère personnel si la personne destinataire des courriels n'est pas la personne concernée.

Le suivi à six mois

Que considère-t-on comme des résultats à long terme ?

Les indicateurs de résultat à long terme renvoient à une situation à un instant t. Les indicateurs de résultats à 6 mois mesurent l’évolution par rapport à la date de sortie immédiate et pas les changements intervenus entre temps (pendant les 6 mois).
Exemple : Un participant trouve un emploi deux mois après avoir participé à une opération, mais ne le conserve que pendant 3 mois. Il redevient chômeur. Les indicateurs renseignant la situation du participant 6 mois après la participation indiqueront donc que la personne est au chômage et elle ne sera pas comptabilisée comme exerçant un emploi. La période de travail qui est intervenue entre temps n’est pas prise en compte.


Comment procéder à la collecte des données individuelles FSE 6 mois après la fin du projet si les personnes sont expulsées et dispersées ? (FSE)

La collecte des données FSE sur le participant 6 mois après la sortie de l’opération sera à terme effectuée par l’outil de suivi des participants de la Région. C’est donc la Région qui s’occupera de ce suivi.  Il s’effectuera sur un échantillon de participants par mail ou par téléphone suivant les coordonnées (du participant) renseignées dans les questionnaires précédents. La saisie des questionnaires s'effectuera en ligne (le participant reçoit un mail et le saisit en ligne) si un courriel est renseigné.

C’est pourquoi il est important de renseigner, au sein des questionnaires à l’entrée et à la sortie de l’opération, une adresse mail ou un numéro de téléphone valide du participant.