Les étapes de la collecte de données (2014-2020)

Le dépôt de la demande de financement

Lorsque le porteur de projet répond à un appel à projets, il dépose des pièces nécessaires à la constitution de sa demande de financement européen sur le portail e-Synergie.

Pour le suivi des indicateurs, un tableau comprenant les valeurs prévisionnelles des indicateurs (cf Annexe 1) concernant son opération devra être renseigné et constitue une pièce obligatoire du dossier de demande de financement européen. Dans ce cadre, une réflexion sera demandée au porteur de projet sur les objectifs attendus de son opération.
Le tableau des indicateurs prévisionnels peut être renseigné directement sur le portail e-Synergie, lieu de dépôt des demandes de subvention. Les tableaux sont spécifiques à chaque appel à projets.

Au préalable, le porteur de projet devra prendre connaissance des définitions des indicateurs présentés dans le présent guide.

Le conventionnement

Le tableau des indicateurs prévisionnels est annexé à la convention. Après sa signature, les valeurs des indicateurs ne pourront être modifiées que par voie d’avenant.

Le suivi au cours de l'opération

Lorsqu’un porteur de projet perçoit un financement européen, il s’engage à effectuer un suivi de ses opérations (sur ses réalisations et résultats), à collecter et à transmettre des informations concernant les participants (FSE), les entités (FEDER) bénéficiant de ses actions (Cf à la rubrique Les engagements du porteur de projet).

Pour le FSE, le suivi des participants FSE-IEJ concerne des données personnelles sur des participants. Trois types d’informations relatives à la situation du participant sont nécessaires au suivi :

la situation à l’entrée de l’opération (situation à l’entrée immédiate et renseignée dans les quatre semaines suivant l’entrée dans l’opération) ;
la situation à la sortie de l’opération (situation à la sortie immédiate et renseignée dans les quatre semaines suivant la sortie de l’opération), y compris pour les participants qui abandonnent l’opération ;
la situation 6 mois après la sortie de l'opération.

Les informations à l’entrée et à la sortie immédiate du participant sont à la charge du porteur de projet / de l’attributaire du marché.

Pour le FEDER, des outils de suivi (tableaux Excel, questionnaires) sont téléchargeables sur http://www.europeidf.fr/tableaux-collectes-donnees. Ils ont été conçus afin de permettre la collecte de l’ensemble des données obligatoires à communiquer à l’Autorité de gestion.
Pour le FSE, la collecte des données concernant les participants des opérations s’effectue sur la plateforme Viziaprog SDP.
Cet outil permet de collecter les données individuelles des participants via des questionnaires disponibles sur la plateforme en ligne. Les questionnaires pourront être complétés par les porteurs de projet.
Le suivi des participants 6 mois après la fin de l’opération sera effectué par la Région à l’aide de l’outil de collecte dématérialisée des données. Ce suivi s’effectuera par mail ou par téléphone suivant les coordonnées (du participant ou d’un référent) communiquées.

Attention ! Il est de la responsabilité du porteur de projet de transmettre une adresse mail dont le participant ou son représentant légal soit le seul destinataire (cf I.4. la protection des données à caractère personnel).

Des codes d’accès sont communiqués au porteur de projet au moment du dépôt de son dossier de demande de financement, afin qu’il puisse commencer à collecter les données relatives à ses participants dès le commencement de son opération.

L’envoi des identifiants au porteur de projet ne vaut pas acceptation de la demande de financement. La consécration de la subvention ne vaut qu’après la signature de la convention. La transmission des codes d’accès à la plateforme Viziaprog SDP peut intervenir avant la signature de la convention afin que le porteur de projet puisse collecter les données dès l’entrée des participants dans l’opération dans le cas où sa demande de financement est acceptée.
Les informations collectées concernant les participants de son opération seront supprimées si la demande de financement de l’opération n’est pas acceptée.

Le porteurs de projet / l’attributaire qui perçoit un financement européen s’engage à transmettre les données de reporting (pour le FEDER : tableaux de données compilées (cf http://www.europeidf.fr/tableaux-collectes-donnees ) et pour le FSE : informations comprises dans les questionnaires entrée et sortie de Viziaprog SDP). Ces informations sont obligatoires pour constituer la demande de paiement.

Pour effectuer le suivi des opérations FSE-IEJ, la Région met à la disposition du porteur de projet / de l’attributaire des questionnaires papiers annexé dans les appel à projet (cf exemple en annexe 2) permettant de recueillir les données relatives à la situation du participant à l’entrée et à la sortie de l’opération. S’ils sont utilisés, ces questionnaires doivent être conservés par le porteur de projet sous-clé jusqu’à la réalisation du dernier contrôle de service fait. Les informations comprises dans ces questionnaires papiers devront être re-saisies dans la plateforme Viziaprog SDP.

Les informations relatives au suivi et aux informations individuelles des participants devront être transmises de façon complète et fiable.

Au cours de la mise en œuvre des opérations, des visites sur place pourront être effectuées par l’autorité de gestion. Dans ce cadre, la Région sera notamment amenée à contrôler les outils mis en place pour la collecte de données (système d’information, tableaux de reporting, questionnaires…), la qualité de la re-saisie des données des questionnaires dans les tableaux de reporting/système d’information, les procédures mises en place par le porteur de projet pour s’assurer de la qualité des données, le respect des règles en matière d’informatique et de libertés.

Synthèse des documents nécessaires au suivi des participants, entités, réalisations et résultats des opérations

La demande d'acompte et de paiement

En cas de demande d’acompte et de paiement, l’autorité de gestion vérifie que les données relatives aux opérations comprises dans les tableaux de données compilées (FEDER) et dans les questionnaires entrée et sortie sur la plateforme Viziaprog SDP (FSE-IEJ) ont bien été renseignées et transmises. Les valeurs des indicateurs réalisées ainsi que les tableaux des données compilées dans le cas d’un financement FEDER doivent être joints à la demande d’acompte ou de solde du porteur de projet. L’autorité de gestion vérifie la complétude des données. Si les données ne sont pas complètes, la demande est suspendue. Le porteur de projet collecte alors les données manquantes et l’autorité de gestion peut procéder au contrôle de service fait (CSF). Si les données restent incomplètes, la Région se réserve le droit d’appliquer les seuils de correction financière énoncés dans la convention individuelle de financement.

Pour le FSE, seuls les participants disposant de données complètes à l’entrée et à la sortie de l’opération (questionnaires complets sur Viziaprog SDP) seront comptabilisés au sein des indicateurs. Le taux d’incomplétude représente le delta entre le nombre de participants disposant de données complètes et le nombre de participants total.

Lors de sa demande de paiement, le porteur de projet devra également remettre à l’autorité de gestion un document permettant de justifier les valeurs des indicateurs communiquées. La non-communication, au moment de la remise du bilan final d’exécution, des éléments relatifs aux indicateurs de réalisation et de résultat entrainera le non-versement de la subvention et le reversement de l’aide déjà versée, le cas échéant.

L'archivage

Dans le cas où les questionnaires papiers sont utilisés, ils doivent être détruits après la réalisation du dernier contrôle de service fait.
Les autres documents liés à la collecte des données devront être archivés et conservés dans un lieu unique pendant une période minimale de 4 ans suivant le paiement du solde de l’opération. Lors des différents contrôles effectués par les institutions européennes et nationales, les porteurs de projet / attributaires de marché pourront être sollicités par les contrôleurs. L’ensemble des documents prouvant l’éligibilité des participants aux opérations devront être conservés en cas de contrôle.

Le suivi à long terme des participants FSE

Dans le cadre du FSE-IEJ, des informations concernant la situation du participant 6 mois après sa sortie de l’opération, seront collectées. Concernant les actions de soutien à l’entrepreneuriat, des informations concernant la création et la pérennité des entreprises créées seront collectées à 6 mois et à 3 ans.
Ces informations sont recueillies dans le but d’apprécier les résultats de l’opération à plus long terme. Le suivi 6 mois et 3 ans après la sortie de l’opération des participants sera effectué par la Région. Les données seront recueillies sur un échantillon de participants. A ce titre, certains participants seront recontactés et les porteurs de projet devront en informer les participants.