Maîtriser les cas particuliers de comptabilisation des participants FSE

Comment comptabiliser les personnes accompagnées sur une durée inconnue, c’est-à-dire lorsque le participant peut bénéficier d’1, 2, 3 … 5 accompagnements mais que ce nombre n’est pas connu à l’entrée dans l’opération ? La date d’entrée est donc connue, mais pas celle de sortie. Si la personne bénéficie d’un accompagnement de quelques heures (conseil spécialisé), comment remplit-on le questionnaire de sortie ?

Concernant les actions où les participants peuvent bénéficier d’une durée d’accompagnement libre, c’est-à-dire qu’ils peuvent être accompagnés une fois ou 5 fois pour une durée indéterminée :

- les indicateurs de réalisation seront complétés sur la base des questionnaires « entrée » ;
- Pour faciliter le suivi du participant, il est proposé qu’à chaque participation à l’opération, le participant indique si sa situation a évolué par rapport à sa dernière venue. Seules les informations ayant évolué par rapport au dernier questionnaire devront être complétées. Les informations n’ayant pas évolué par rapport à l’entrée dans l’opération seront reportées dans le questionnaire de sortie.
- Pour les participants n’étant venus qu’une fois et pour lesquels un questionnaire sortie n’a pu être complété :

• Soit la situation du participant à la suite de l’accompagnement n’a pas évolué par rapport à son entrée (ex : si la personne bénéficie d’un accompagnement de quelques heures (conseil spécialisé)). Le questionnaire sortie sera complété avec les informations recueillies dans le questionnaire entrée et ce sera donc la même situation à l’entrée et à la sortie de l’accompagnement du participant qui sera renseignée ;
• Soit l’outil de suivi mis en place par la Région permettra également de recueillir les informations à la sortie du participant par envoi du questionnaire sortie par mail à la fin de l’opération.

Les personnes bénéficiant indirectement d’une opération peuvent-ils être comptabilisées comme participant ?

Non, seules les personnes bénéficiant directement de l’opération doivent être comptabilisées.

Exemple 1 : Aide à la structure : Si des actions sont entreprises pour réduire le décrochage scolaire et qu’à ce titre une école bénéficie d’un soutien, l’aide étant fournie à l’école, les élèves n’en bénéficient qu’indirectement et ne sont donc pas comptabilisés comme participant.
Exemple 2 : Une action a pour but d’apporter un soutien à des personnes en situations de handicap et d’inactivité. Afin de les mettre en œuvre, un des types d’actions proposées par l’opération consiste à former des professeurs pour traiter des barrières auxquelles ils peuvent être confrontés face au groupe. La cible de l’indicateur est fixée sur le nombre de personnes en situations de handicap et d’inactivité soutenues.
Les personnes en situations de handicap et d’inactivité sont comptabilisées comme participants pour les actions dont ils bénéficient directement.
Les professeurs ne sont pas comptabilisés en tant que participant, car ils ne sont pas les personnes de l’objectif cible et aucun résultat n’est attendu d’eux.
Si un participant quitte plus tôt que prévu une opération, quelle date de sortie doit être renseignée ?

La date de sortie est toujours la date réelle à laquelle le/la participante quitte l’opération et non la date de sortie prévue.
Exemple : Une personne rejoint un projet en septembre 2016, dans le cadre d’une opération et quitte le projet en mars 2017 plus tôt que prévu. Elle ne termine pas l’opération qui devait se dérouler jusqu’en juin 2017.
Ici la date de fin, qui doit être renseignée pour le participant, est mars 2017.

Si un participant quitte une opération et y est réintégré quelque temps après. Que doit-on indiquer comme date d’entrée/sortie dans l’opération ? Comme situation à l’entrée/sortie de l’opération ?

Les participants ne peuvent être comptabilisés qu’une seule fois par opération indépendamment du nombre de fois où ils rejoignent ou quittent l’opération.
Si une personne participe à une opération, puis quitte cette dernière, une date de sortie et une situation à la sortie seront enregistrées. Si par la suite la personne réintègre cette opération, les données de sortie devront être actualisées, une nouvelle date et une nouvelle situation de sortie devront être enregistrées.

Attention : La date et la situation à l’entrée reste la même que lors de la première entrée dans l’opération.

Exemple : Un migrant s’engage dans une formation d’apprentissage du français de quatre mois. Il commence en septembre 2017. Un mois après son entrée dans la formation, il trouve un emploi grâce à un contact personnel et quitte la formation en octobre 2017. Mais son niveau en français lui est reproché dans son travail. On lui demande alors de suivre des cours pour perfectionner sa maîtrise de la langue. En Décembre 2017, il réintègre la même formation qu’initialement.

La date de début de la formation sera la date de la première entrée dans l’opération soit septembre 2017. Mais, au moment de la réintégration, la date de la première sortie (octobre 2017) doit être supprimée et remplacée par la date de la dernière sortie de l’opération (avril 2018).

Si une personne participe à plusieurs opérations. Comment doit-on la comptabiliser ?

Les participants ne sont comptabilisés qu’une seule fois par opération, mais doivent être comptabilisés pour chaque opération auxquelles ils participent (même si la participation aux opérations s’est faite de façon ininterrompue). La date ainsi que la situation à l’entrée et à la sortiede chaque opération doivent être indiquées.

Si une personne participe à plusieurs projets faisant partie d’une même opération, combien de fois doit-on comptabiliser le participant ? Quelles dates d’entrée et de sortie doit-on indiquer ?

• Une personne qui participe à plusieurs projets dans le cadre d’une même opération n’est comptée qu’une fois.
• La date d’entrée renseignée sera la date à l’entrée dans le premier projet de la série de l’opération.
• La date de sortie renseignée sera la date de sortie du dernier projet de la série de l’opération.

Exemple : Une opération visant à aider la réinsertion de personnes toxicomanes recouvre plusieurs actions. La première proposée est une aide psychologique (projet 1), la seconde est une formation (projet 2) et une troisième propose le financement d’un stage (projet 3). Les personnes bénéficiaires peuvent participer à l’un de ces projets comme aux trois.
Une personne commence par participer au projet 1 en janvier 2016 jusqu’en mai 2016, puis poursuit sur le projet 2 qu’elle termine en août 2016. Elle continue son accompagnement avec le projet 3 et termine le projet 3 en février 2017.

La date d’entrée dans l’opération sera Janvier 2016.
La date de sortie de l’opération sera Février 2017.

Si une personne participe à une opération financée par le FSE et que l’intervention ainsi que sa participation se poursuivent au-delà du financement du FSE. Quelle date de sortie et quelle situation à long terme doit-on indiquer ?

Le cofinancement d’une opération par le FSE est réalisé sur une durée déterminée. Mais un participant peut poursuivre l’intervention après la fin de l’opération (fin du financement européen, c’est-à-dire à l’échéance de la convention ou du marché). Dans ce cas, la date de fin est la date de fin de l’opération cofinancée par le FSE.

La date de sortie correspond à la fin de la période de la subvention.

Exemple : Une opération d’accompagnement à la création d’entreprise perçoit un financement FSE de janvier 2015 à octobre 2015. Un participant entre dans l’opération en mai 2015 pour un accompagnement d’une année. Il continuera ainsi d’être accompagné après la fin du financement FSE jusqu’en mai 2016.
Néanmoins, la date de sortie considérée doit être octobre 2015 et les informations sur la situation du participant nécessaires au renseignement des indicateurs doivent correspondre à sa situation à cette date.

Les dates de sortie doivent être renseignées en lien avec les dates de fin de convention. Une personne entre dans l’opération courant de l’année 2014 sur une opération couverte par une convention allant du 1er janvier 2014 au 31 décembre 2014. Le participant poursuit son accompagnement après le 31/12/2014. Plus tard, une seconde convention couvre la même opération à partir du 1er janvier 2015. Quelle date d’entrée et de sortie et quelles informations dois-je renseigner pour le participant ?

Les dates d’entrée et de sortie du participant doivent correspondre aux dates indiquées dans votre convention avec l’autorité de gestion. Pour les participants poursuivant l’accompagnement après le 31/12/2014, ces participants devront être à nouveau enregistrés au 01/01/2015 dans le cas où vous signeriez une nouvelle convention sur 2015.
Le participant sera donc enregistré sur l’opération couvert par la convention 2014, comme étant entré en 2014 et sorti au 31/12/2014. Sa situation à la sortie sera renseignée comme étant « en formation » si son accompagnement se poursuit après la fin de la convention.
Puis, il sera à nouveau enregistré dans une nouvelle opération couvert par une convention pour 2015. Il sera renseigné comme étant rentré dans l’opération au 01/01/2015.

Quel statut doit-on renseigner pour les participants suivant des études ?

Les participants suivant des études à temps plein sont enregistrés comme inactifs. Les participants suivant des études à temps partiel sont enregistrés en tant que chômeurs, s’ils sont inscrits au chômage et comme inactifs si ce n’est pas le cas.

Quel statut doit-on renseigner pour les personnes en stage ou travaillant dans une entreprise familiale ?

Une personne doit être enregistrée en emploi si elle perçoit une rémunération liée à une activité qu’elle exerce (y compris dans le cas d’un stage ou d’une personne travaillant dans une entreprise familiale).