J'ai un projet

Anticiper les contrôles et les audits

Les contrôles, ça s’anticipe et ça se prépare ! Si des contrôles peuvent intervenir pendant la réalisation d’un projet, ils peuvent également intervenir a posteriori. Il peut être demandé à tout bénéficiaire de l’aide de soumettre et de présenter, lors de tout contrôle technique, administratif ou financier, toutes les pièces nécessaires pour confirmer la régularité et l’éligibilité des dépenses réalisées et payées et ce, jusqu’à la fin de la période d’archivage.

Après paiement du solde, le projet peut encore faire l’objet de contrôles : au plan national par la Commission interministérielle de coordination des contrôles (CICC, autorité relevant du Premier ministre) et à l’échelle européenne par la Commission européenne, la Cour des comptes ou l'OLAF (Office de Lutte Anti-fraude).

Dès l’approbation de la demande de subvention, il convient de réunir toutes les pièces afin de créer un dossier unique de l'opération constitué des pièces comptables, administratives et techniques relatives aux dépenses engagées (justificatifs de dépenses, marchés publics, listes d’émargement, compte-rendu de réunions, etc.). Ce dossier doit être complet dès la demande de paiement et conservé par le bénéficiaire de l’aide et le service instructeur.

L'audit d'opération

Ces audits sont faits par la Commission interministérielle de coordination des contrôles, au nom de la Commission européenne. Ils se font principalement sur pièces et peuvent intervenir dès lors qu’une demande de paiement a été certifiée à la CE. Ces audits impliquent autant le bénéficiaire de l’aide que le service instructeur, et visent à vérifier que le projet a été réalisé en respectant l’ensemble des règles liées aux FESI. Au-delà de la conformité du projet, l’audit d’opération s’intéresse à l’ensemble du processus de gestion.

L'archivage de mon projet

Les dossiers financés par le FEDER ou le FSE+ peuvent être contrôlés plusieurs années après la clôture du programme. La convention prévoit les règles minimales de conservation des pièces par les bénéficiaires de l’aide. Attention à bien les conserver classées : ces informations doivent être tenues à disposition d’éventuels contrôleurs, conformément aux dispositions de la convention.

Prévenir les risques de fraude

L’Union européenne s’est dotée de règles permettant de vérifier le bon usage des fonds figurant dans son budget et dont le Parlement européen est garant. La réglementation européenne prévoit qu’en cas de gestion partagée avec les États, des obligations de vérification et des sanctions soient mises en œuvre par tous les intervenants pour garantir les intérêts financiers de l’Union européenne. Des bénéficiaires de l’aide aux contrôleurs nationaux et européens des programmes régionaux, tous sont concernés par la lutte contre la fraude et les conflits d’intérêts.

Le conflit d'intérêts

Il y a conflit d’intérêts lorsque la réalisation impartiale et objective de l’opération est compromise pour des motifs familiaux, affectifs, d’affinité politique ou nationale, d’intérêt économique, ou pour tout autre motif.

Le bénéficiaire de l’aide s’engage à prendre toutes les mesures nécessaires afin de prévenir tout risque de conflit d’intérêts qui pourrait empêcher une exécution impartiale et objective de la convention.

Il prend immédiatement les mesures nécessaires pour remédier à toute situation constitutive d’un conflit d’intérêts et en informe, sans délai, l’autorité de gestion.

La fraude

La fraude est un acte délibéré de tromperie destiné à un gain personnel ou à causer une perte à une autre partie. En cas de fraude avérée, le bénéficiaire de l’aide s’expose à des pénalités et sanctions, pouvant aller jusqu’à de fortes amendes voire des peines d’emprisonnement.

Toute personne peut informer l’Office européen de lutte antifraude (OLAF) de soupçons de fraude ou de corruption touchant les intérêts financiers de l’Union européenne, pour fins d’enquête et poursuite. Tous les documents disponibles pour étayer ces informations doivent également être fournis.

L’OLAF peut être contacté dans toutes les langues officielles et de manière anonyme.

Le signalement peut s'effectuer en ligne par un système de notification des fraudes (anonyme, avec transmission de documents sécurisée) suivant le lien : https://fns.olaf.europa.eu/main_fr.htm.

Le signalement peut également s’effectuer par voie postale à l'adresse suivante : Commission européenne, Office européen de lutte antifraude (OLAF) - 1049 Bruxelles - Belgique