J'ai un projet

Quand demander le paiement d'un projet ?

Demander une avance

L’avance est une possibilité financière accordée au porteur de projets disposant d’une faible trésorerie. Elle lui permet de démarrer son projet. La demande d’avance peut être formulée uniquement au moment de la demande de subvention ou pendant l’instruction de celle-ci et ne peut être faite qu’une seule fois. Elle doit faire l’objet d’une justification et est étudiée par le service instructeur. Elle n’est possible que pour les porteurs privés et si aucune demande d’acompte ou de solde ne sont intervenues.

Demander un acompte

Un ou plusieurs acomptes peuvent être versés au cours de la réalisation d’une opération, dans les conditions prévues par la convention. L’acompte peut être demandé si aucune demande de solde n’est intervenue et si le bénéficiaire de l’aide a réalisé au minimum 30% des dépenses du projet. La ou les demandes d’acompte doivent être réalisées dans un calendrier cohérent avec celui présenté dans les annexes de la convention.  

La demande d’acompte s’effectue en ligne et doit être accompagnée par des justificatifs de réalisation, c’est-à-dire un bilan de l’avancement du projet, des livrables, etc. Elle peut faire l’objet d’un contrôle de service fait par l’autorité de gestion.

Demander le paiement du solde

Le solde de la subvention est versé une fois le projet totalement réalisé, dans les délais fixés par la convention. Comme l’acompte, la demande de solde s’effectue en ligne et doit être accompagnée par des justificatifs de réalisation, un bilan de l’avancement du projet et des livrables.  Elle peut faire l’objet d’un contrôle de service fait par l’autorité de gestion.

Préparer une demande de paiement

Toutes les demandes de paiement (acomptes et solde) sont composées des éléments suivants (liste non exhaustive) :

• un formulaire de demande de paiement ;
• un bilan d’exécution relatant les modalités de mise en œuvre du projet, complété par un rapport qualitatif ;
• un état récapitulatif des dépenses ;
• les copies des pièces justificatives de dépenses effectivement réalisées, payées et acquittées et des pièces permettant d’attester la réalité du projet ;
• les livrables prévus par le barème standard de coût unitaire applicable, le cas échéant ;
• un état récapitulatif des ressources accompagné des pièces justificatives (actes attributifs de subventions, décisions de paiement...) ainsi que les preuves du paiement (copies des bordereaux de mandat, ou relevés bancaires) ;
• les valeurs des indicateurs correspondant au projet ;
• la transmission des données relatives aux participants (FSE+), aux destinataires finaux (FEDER) ainsi qu’aux réalisations des opérations ;
• les justificatifs relatifs au respect des obligations de communication, etc.

Le contrôle de service fait

Le contrôle de service fait est réalisé par le service instructeur dès lors qu’une demande de paiement est déposée. Il permet de déclencher l’obtention partielle ou totale de la subvention. Afin de sécuriser les opérations, l’autorité de gestion met en place une procédure spécifique d’évaluation des facteurs de risques. Ces derniers sont évalués suivant un système de notation qui permet de déclencher ou non le paiement au moment de la réalisation du contrôle de service fait ou des vérifications administratives et/ou les visites sur place.

Le rapport de contrôle de service fait présente les dépenses retenues et détermine le montant FEDER/FSE+ à verser au bénéficiaire de l’aide. À l’issue de cette étape, le bénéficiaire de l’aide est informé de la conclusion du contrôle et du montant dû. Il dispose d’un délai de dix jours pour faire part d‘ultimes remarques à l'autorité de gestion.

La visite sur place

La visite sur place peut intervenir à tout moment de la vie du projet à partir de la signature de la convention. Le bénéficiaire de l’aide est prévenu en amont. Cette visite permet d’assurer le suivi de la convention et de s'assurer de la réalisation effective du projet et du respect de toute ses obligations. Cette visite est aussi l’occasion pour le bénéficiaire de l’aide de discuter de la mise en œuvre de son projet et des éventuelles difficultés rencontrées avec le service instructeur. En cas d'écart constaté avec les termes de la convention, la visite sur place peut donner lieu à une modification ou à une résiliation de la convention.

Comment se passe le versement de l’aide ?

Le versement de l’aide intervient après validation du service instructeur de la demande de paiement (après un CSF ou non). L’autorité de gestion veille, sous réserve de la disponibilité des fonds, à ce qu’un bénéficiaire reçoive le montant dû dans son intégralité et au plus tard 80 jours à compter de la date de présentation de la demande de paiement. Le délai peut être interrompu si les informations présentées par le bénéficiaire ne permettent pas à l’autorité de gestion de déterminer si le montant est dû. Le système d’information permet d’enregistrer les interruptions et de suivre les délais de paiement.